Anwendungsbeispiele Cloud Computing für KMUs

• 19. April 2018
• Frank Spiegelhoff
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„Wir nutzen Cloudlösungen, bieten aber unseren Kunden keine an!“ Mit diesem Satz bin ich auf der IHK Veranstaltung in Bocholt nach meiner Vorstellung gestartet. Cloud Computing sollte man NUR da nutzen, wo es auch Sinn macht. Wir raten also dringend davon ab, als Unternehmen pauschal alles in die Cloud verlagern zu wollen, nur weil es ein paar gute Argumente gibt. I

softwareproduktiv sucht natürlich auch ständig nach Optimierungsmöglichkeiten und prüft, welche Services in der Cloud uns einen großen Nutzen bringen. In diesem Blogbeitrag werden wir unterschiedliche Anwendungsbeispiele, Beweggründe und Erfahrungen darstellen.

Telefonanlage in der Cloud

Für softwareproduktiv muss eine Telefonanlage schon umfangreiche Funktionalitäten bieten. Wir brauchen Konferenzräume, ein intelligentes Callrouting, mobilen Zugriff (Anruflisten, Sprachnachrichten …)  und möchten auch aus unserem Homeoffice ungehindert arbeiten können. Gerade für kleine Unternehmen ist es oft sehr teuer und somit auch schwierig, ohne Cloudlösungen solche umfangreichen Funktionen nutzen zu können.

Ein großer Vorteil für uns ist auch die Skalierbarkeit. Kein Unternehmen weiß doch, wie viele Mitarbeiter es in 3 Jahren beschäftigt. Ich brauche mir keine Gedanken machen, wie Leistungsfähig der Server sein muss oder welche Lizenzen ich kaufen soll.  Ich bezahle jeden Monat nur das, was ich auch brauche.

Bei der Auswahl des Anbieters, war es für uns wichtig einen lokalen Dienstleister auf Augenhöhe zu finden. Wir wollten auf keinen Fall einen unverbindlichen Großanbieter haben, der uns eine 0190er Nummer gibt, bei der wir bei Störungen gezwungen sind per Handy stundenlang in irgendeiner Callcenter Warteschlange zu hängen.

Wir bereuen diesen Schritt nicht, jedoch mussten wir uns am Anfang schon über Abbrüche und unverständliche Gesprächsqualität ärgern. Letztendlich war die Ursache die Internet Upload Geschwindigkeit von softwareproduktiv im Schwarzwald. Eine hervorragende Qualität des Internetzuganges ist für alle Cloudlösungen extrem wichtig!

Exchange in der Cloud

Unser Exchange Server, der sich um unsere Emails, Kontakte und Termine kümmert befindet sich mittlerweile auch in der Cloud. Um alle unsere Anforderungen (Flexibler externer Zugriff, Schutz vor Spam und Viren usw.) zu lösen, brauchen wir immer ein aktuelles System. Die Anschaffungs- und Wartungskosten sind sehr hoch. Obwohl wir ein IT-Unternehmen sind, macht es für uns keinen Sinn ein solches komplexes Monstrum durch eigene Mitarbeiter administrieren zu lassen. Diese Rechnung mit Sowiesoda-Kosten geht nicht auf! Wenn jemand das nur selten macht, dann dauert jede Aktion extrem viel länger. Mitarbeiter sinnvoll einsetzen war für uns das ausschlaggebende Argument für die Cloud. 

Datensicherung in der Cloud

Unsere Backups landen auch in der Cloud und ehrlich gesagt, fällt mit nicht einmal eine sinnvolle Alternative ein. Sollte zum Beispiel durch einen Brand an unserem Standort alles vernichtet werden, wäre unser Unternehmen nicht lebensfähig. Also müssen Daten auch an anderen Standorten gesichert werden. Nur zertifizierte Rechenzentren können die dafür notwendige Sicherheit bieten und gleichzeitig auch die Auflagen der Datenschutz Grundverordnung erfüllen.  Die Methode „Mitarbeiter nimmt Datensicherungen mit nach Hause“ scheitert schnell an der Disziplin und es ist so schwierig für den notwendigen Schutz aller „Daten des Unternehmens“ zu sorgen. Auch hier haben wir uns für einen lokalen Anbieter entschieden, weil wir einfach ein deutlich größeres Vertrauen zu jemanden haben, zu den man schnell mal hinfahren und unterhalten kann.

Unternehmenssoftware nicht als Cloudlösung

Betriebswirtschaftliche Software (Warenwirtschaft, Produktionsplanung) muss die Individualität eines Unternehmens unterstützen. Unsere Anforderungen lassen sich durch keine Standardsoftware lösen. Der Umfang der individuellen Anforderungen wird im Rahmen der Digitalisierung deutlich zunehmen. Für softwareproduktiv ist die Integration unterschiedlicher Softwareprodukte zu einem System von großer Bedeutung. Solche kundenspezifische Anpassungen, die bei einem ERP System die Regel sind, lassen sich mit Software als Service nicht organisieren. Auch die Qualität vieler ERP SaaS Angebote ist im Bereich der Benutzeroberfläche für die meisten Unternehmen nicht ausreichend. Viele ERP Cloudlösungen laufen z.B. im Browser. Für Poweruser (Produktionsplanung, Kalkulation usw.) ist der notwendige Bedienkomfort (einfach & schnell) nicht gewährleistet.

In der Unternehmenssoftware sind alle Daten des Unternehmens zentral gespeichert und können mit entsprechender Berechtigung leicht abgefragt werden. Die Vorstellung einfach im Internet per Benutzernamen und Passwort auf alles Zugriff zu haben würde uns Sorgen bereiten. In der Regel machen komplizierte Passwörter keinen Spaß. Wie kann man z.B. vermeiden, dass ein Mitarbeiter sich das aufschreibt und diesen Zettel verliert?

Wenn man eine ERP-Cloudlösung einsetzt begibt man sich doch in eine sehr große Abhängigkeit, die man nur sehr schwer wieder trennen an. Was macht man z.B. bei Beitragsanpassungen?

Auf Dauer sind ERP-Lösungen für gehobene Anforderungen in der Cloud teurer.