Pflichtenhefte sind: out.

• 29. März 2019
• Nina Praun
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Okay, das muss hier und jetzt in aller Deutlichkeit gesagt werden:

Pflichtenhefte sind absoluter Quark. Schmeißt sie in den Mülleimer! Schreddert sie im Aktenvernichter! Werft sie in den Ofen!

Aber werdet diese unnütze gequirlte Kacke endlich ein für alle Mal los!!!!

So, nun ist es raus.

Nun können wir hier ganz entspannt klären, warum.

Irgendwann einmal, in grauer Vorzeit, als das Internet noch von ICQ beherrscht wurde und die Mehrheit der Menschen bei dem Begriff „Software“ einen weichen Pulli vor Augen hatten, wurde der Begriff „Pflichtenheft“ erfunden. Ich betone „Begriff“, denn das Pflichtenheft an sich wurde niemals erfunden – weil darunter jeder etwas anderes versteht. Das ist auch schon ein Nachteil an der Sache. Ein Pflichtenheft ist nicht gleich ein Pflichtenheft. Von Firma zu Firma sieht das Pflichtenheft unterschiedlich aus. Also nicht nur in den Anforderungen, die darin stecken sollten, klar, sondern auch in der Art und Weise, wie es erstellt, geführt und geschrieben wird. Das Pflichtenheft ist also gar kein tolles Organisationstool, sondern eher ein Chaos-Bereiter.

Punkt 1.

Punkt 2: Ein Pflichtenheft trägt niemals, ich betone, niemals, zu einer gelungenen Kommunikation bei. Nein, ein Pflichtenheft ist kein offenes, klärendes Gespräch – ein Pflichtenheft ist ein „Stille Post“-Spiel.

Wie das?

Nun, sagen wir, das Pflichtenheft – beziehungsweise zunächst das Lastenheft – soll von einigen Mitarbeitern der betroffenen Firma geschrieben werden. Aber die wissen überhaupt nicht, wie das geht. Woher sollten sie das auch wissen? Jeder Mitarbeiter hat ein sehr großes Knowhow, der eine im Einkauf, der andere in Sachen Server, der dritte in Sachen Kunden. Aber keiner von ihnen hat das Knowhow, seine Defizite zu beschreiben. Keiner hat gelernt, seine eigenen Wünsche und Anforderungen aufs Papier zu bringen (und, übrigens: keiner von ihnen hat überhaupt die Zeit dafür). Sie können auch gar nicht beschreiben, was sie brauchen – wenn sie doch noch gar nicht wissen, was sie brauchen! Selbstverständlich benutzen diese Mitarbeiter dazu noch ihre eigene Fachsprache, setzen Dinge voraus, können andere Dinge einfach nicht erklären – und das soll dann das fremde Gegenüber, ein Experte auf einem völlig anderen Gebiet, verstehen, und dazu noch richtig interpretieren?

Gut, die Mitarbeiter haben also weder das Wissen noch die Zeit dafür. Also wird eine andere Firma damit beauftragt, das Pflichten- beziehungsweise das Lastenhaft zu schreiben. Die schickt eine riesengroße Excel-Tabelle mit unendliche vielen Multiple-Choice-Fragen an die Firma. Wieder sollen die Mitarbeiter die Fragen beantworten. Sie kreuzen die Antwort an, die ihnen richtig erscheint. Doch da wird es schon wieder krumm: Denn erstens kann jede schriftliche Frage jeder anders verstehen und zweitens kann jeder die Antwort darauf anders verstehen.

Wenn also ganz zu Anfang jemand mal gedacht hat „Ich glaube, ich will von unterwegs aus auch einen kurzen Blick auf den Lagerbestand werfen können“ bekommt er am Schluss eine Live-Cam auf den Gabelstapler installiert. Das ist Stille Post in seiner schrecklichsten Form.

Zum Schluss befindet man sich also in einem einzigen, großen Kuddelmuddel an Missverständnissen, Vermutungen und Fehlinterpretationen. In einem Kuddelmuddel, das das Unternehmen mal eben 30.000 Euro gekostet hat.

Nein, nein, nein, das muss nicht sein.

Also, noch einmal:

Vergesst alle Pflichtenhefte dieser Welt!

Ja, gut, wird der eine oder andere jetzt sagen, aber was ist denn bitte die Alternative?

Und jetzt kommt’s: Wir haben eine Alternative. Wir haben einen Weg gefunden, wie unsere Kunden zu ihrer perfekten Software kommen.

Der geht so.

Wir sagen: Fangt doch einfach mal an. Nicht mit 30.000 Euro, sondern mit 2000 Euro. 2000 Euro für ein kleines Projekt, bei dem man jederzeit wieder aussteigen kann. Ein kleines Problem, ein Spezialfall wird gelöst, innerhalb von einer Woche. Dann wird das Ganze ausprobiert, ihr könnt sagen, ob alles passt oder ob noch etwas angepasst werden muss. Wir passen also alles an, wir reden mit euch, wir sorgen dafür, dass alles klappt.

Zack. Der erste Fall wurde gelöst.

Weiter geht’s zum nächsten Problem.

Die Vorteile?

1. Ihr könnt jedes Mal sofort sehen, ob es funzt. Ob ihr erklären konntet, worum es euch geht, und ob wir verstanden haben, worum es euch geht, und ob das Ganze genau nach Wunsch umgesetzt wurde.
2. Ihr habt während des gesamten Wegs einen hochmotivierten und absolut ehrgeizigen Partner an der Seite. Denn: Uns liegt genau so viel daran wie euch, jedes einzelne kleine Problem so schnell und so gut wie möglich zu lösen, denn unser Ziel ist es natürlich, am Schluss die komplette Software zu liefern. Also: Überlegen wir uns vom ersten Moment an kluge, zuverlässige, praktische und genau auf euch zugeschnittene Lösungen.
3. Ihr seid jedes Mal einen Schritt weiter, auf dem Weg hin zur perfekten Software. Und: Nach 15 Schritten, nach 15 Problemlösungen, habt ihr übrigens erst das Budget für das Pflichtenheft ausgegeben. Es bleibt also noch das Budget für die eigentliche Software – und mittlerweile haben wir zusammen auch den glasklaren Blick dafür, wie diese perfekte Software aussehen soll und muss. Eine perfekte Partnerschaft also – zusammengewachsen und erprobt.

So – habt ihr euer Pflichtenheft schon verbrannt? Perfekt.

Dann könnt ihr euch gerne bei uns melden.