Warum scheitern viele ERP-Projekte?

• 25. Januar 2021
• softwareproduktiv
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Was man so hört…

Spricht man über die Einführung oder die grundlegende Modifikation eines ERP-Systems, dauert es in der Regel nicht lange und jemand berichtet über ein völlig aus dem Ruder gelaufenes Projekt. Wir glauben, jeder, der sich mit dem Thema ERP-Systeme auseinandersetzt, kennt Firmen, bei denen genau so etwas passiert. Wobei wir erstmal kurz klären müssen, was wir mit „aus dem Ruder gelaufen“ überhaupt meinen. Hier gibt es drei Dimensionen:

1. Das ERP-System liefert nicht die gewünschten und geplanten Funktionalitäten.
2. Das geplante Budget konnte nicht eingehalten werden.
3. Der Zeitplan konnte nicht eingehalten werden.

Eine Studie kam zu folgenden Zahlen: 25% der Projekte lagen über dem veranschlagten Budget, 20% der Projekte wurden vor Abschluss abgebrochen und bei 40% der Projekte hatten nach einem Jahr die gesetzten Ziele noch nicht erreicht. Das so etwas zu enormen Schäden und bei vielen Unternehmen zu großer Skepsis gegenüber solchen Projekten führt, ist klar.

Was sind Gründe für ein Scheitern?

Klickt man sich im Internet durch die Suchergebnisse zur Frage „Warum scheitern ERP-Projekte?“, kristallisieren sich in den Veröffentlichungen und zitierten Studien unter anderem folgende Gründe heraus, die häufig Ursache für Fehlentwicklungen sind:

• Keine klare Zieldefinition für das Projekt
• Fehlende Unterstützung durch die Geschäftsleitung
• Unrealistische Erwartungen und schlechter Fit zwischen geplantem System und Geschäftsanforderungen
• Fehlender Support durch die Mitarbeiter
• Ein schlecht aufgestelltes Projektteam
• Unzureichende Schulung der User auf dem neuen System
• Keine Sicherstellung, dass das System korrekt genutzt wird
• Fehlende Anpassung der Leistungskennzahlen an die neuen Prozesse und Strukturen
• Technische Schwierigkeiten

Ein Unternehmen, dass eine ERP-Projekt plant, sollte sich im Vorfeld also speziell zu diesen Punkten Gedanken machen, um sicherzustellen, dass das eigene Projekt zum gewünschten Erfolg führt!

Die Ziele

Bevor man mit dem Projekt startet, sollte man sich genau überlegen, was man überhaupt erreichen möchte. Will ich Prozesse beschleunigen? Soll im administrativem Bereich Arbeitszeit gespart werden? Will ich meinen Kundenservice verbessern? Daraus muss dann der exakte gewünschte Funktionsumfang abgeleitet werden. Was auch immer die Zielsetzung ist: Man sollte realistische und messbare Kennzahlen definieren und einen Zeitplan zur Erreichung festlegen. Durch klar formulierte Ziele und Kennzahlen zur Messung des Zielerreichungsgrades hat man Orientierung, um ein Abgleiten und Ausufern des Projektes schnell zu erkennen und auf diese Tendenzen ggf. sofort zu reagieren. Speziell bei der Zielformulierung gilt es, die konfligierenden Ziele Zeit, Budget und Funktionsumfang realistisch gegeneinander abzuwägen.

Die Geschäftsleitung

Die Geschäftsleitung ist dafür verantwortlich, dass das Projekt zur obersten Priorität für das gesamte Unternehmen wird. Sie muss die Mitarbeiter überzeugen, begeistern, Kapazitäten für die Mitwirkung freistellen. Außerdem soll ein Mitglied der Geschäftsleitung sich permanent im Projektteam engagieren, mit seiner ganzheitlichen Sicht auf das organisatorischen und geschäftlichen Prozesse im Unternehmen unterstützen, interne Widerstände beseitigen und das Projekt intern promoten.

Unrealistische Erwartungen und schlechter Fit… oder: Wer und was passt zu mir?

Bei der Auswahl einer Software muss man im Vorfeld klären, ob die angestrebten Prozesse mit dem Programm überhaupt abbildbar sind, bzw. wieviel Customizing oder Individualentwicklung nötig sind, um dies zu realisieren. Grundlage ist eine detaillierte Prozessaufnahme und -Analyse. Darauf basierend muss man sich die Frage stellen: Macht es vielleicht Sinn, in Zukunft meinen Prozess an die Architektur des neue ERP-Systems anzupassen? Eine ERP-Einführung ist auch die Chance für ein Business-Process-Rengineering… Viele individuelle Anpassungen an einem Programm können später außerdem zu Problemen und Kosten bei Updates führen. Es gilt also, viele Faktoren abzuwägen. Die Erwartungshaltung muss zwischen allen Parteien im Vorfeld auf Augenhöhe diskutiert werden und sich in den formulierten Zielen, Budgets, Zeitplänen und auch in fairen Verträgen widerspiegeln.

Du glaubst mir nicht, dass es nicht funktioniert? Ich beweise es dir…

Wenn man die Ängste und Sorgen der Mitarbeiter nicht ernst nimmt, wird es Probleme geben. Eine offene Kommunikation in Richtung der Endanwender, Führungskräfte, Betriebsrat etc. zur Schaffung von Transparenz und Vertrauen ist unbedingt sicherzustellen. Nur wenn ein Verständnis für die Notwendigkeit und Klarheit den Ablauf der Umstellung habe, kann man eine Sabotage-Haltung vermeiden und falsche Erwartungen, die zu Enttäuschungen führen verhindern.

Eine Fußballmannschaft nur mit Stürmern?

Häufig wird die Einführung eines ERP-Systems noch als IT-Thema betrachtet. Im schlimmsten Fall gibt es eine Entscheidung in der Geschäftsführung und die interne IT-Mannschaft soll das Projekt dann umsetzen. Das ist dann so, als würde eine Fußballmannschaft nur mit Stürmern antreten… Gerade weil es bei dem Thema ERP-System um Geschäftsprozesse und um strategisches Business-Process-Reengineering geht, muss das Team neben den Experten für die Technik und dem Mitglied der Geschäftsführung aus weiteren Experten mit Knowhow hinsichtlich der Anforderungen der Geschäftsprozesse an das neue System bestehen. Nur so kann ein ganzheitlicher Blick auf die Anforderungen an das System sichergestellt werden.

Die PS auf die Straße bringen

Damit das neue System am Ende auch zu den gewünschten Ergebnissen führt, müssen Anwender schon frühzeitig und umfangreich geschult werden. Nur, wenn sich diese bei Ihrer Arbeit sicher und durch das System unterstützt fühlen, wird eine Akzeptanz bei den Mitarbeitern erzeugt. Außerdem wird so sichergestellt, dass die Potenziale des Systems auch genutzt werden. Die Einhaltung von festgelegten Abläufen und Standards muss selbstverständlich konsequent überwacht werden, um den langfristigen Erfolg zu erzielen.

Die richtigen Anreize setzen

Schon im Vorfeld, muss man sich Gedanken machen, ob mein Gerüst an Leistungskennzahlen, mit denen die Geschäftsperformance im Allgemeinen aber die Leistung von Abteilungen und Mitarbeitern vollständig und mit dem neuen ERP-System und den ggf. geänderten Prozessen zeitgemäß ist. Gerade im Hinblick auf die Mitarbeitermotivation und etwaige Bonusregelungen müssen Anpassungen erfolgen, um ein hohes Engagement im Sinne der strategischen Ziele zu erreichen.

Der Umzug

Schon im Vorfeld sollte sichergestellt, das alle relevanten Daten aus dem abzulösenden System vollständig konvertiert und in das neue System migriert werden können. Nur bei Vollständigkeit, Korrektheit und Verfügbarkeit aller relevanten Daten kann das neue ERP-System den gewünschten Erfolg bringen. Außerdem sollte im Vorfeld geklärt werden, welche Investitionen in Hardware nötig sind.

Wie ist es bei dir?

Hast du in deinem Unternehmen auch viele Baustellen? Sagt dir dein Bauchgefühl, dass eigentlich ein neues System hermuss, um dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben? Hat dich dein Bauchgefühl aber bisher auch immer davon abgehalten diesen Schritt zu gehen, gem. dem Motto: Never change a running System? Bei dem ganzen Negativen, was man so liest, verstehen wir das gut! Wenn du dich trotzdem näher mit dem Thema ERP-Einführung und Digitalisierung beschäftigen möchtest, bieten wir dir unsere Unterstützung an. Als unabhängiger Digitalisierungsberater und Spezialist für Prozesse und Erfahrungen aus unzähligen Software-Projekten können wir dir bei denen Themen bestimmt helfen. Melde dich einfach und wir lernen uns erstmal unverbindlich kennen….

Für alle, bei denen aktuell nichts ansteht: Schön, dass ihr da wart.
Bis zum nächsten Mal!
Euer Team von softwareproduktiv!
Rock on!