Personalzeiterfassung

Personalzeiterfassung (PZE) 

Mit unseren Partnern und Programmen aus dem Bereich Personalzeiterfassung ist softwareproduktiv in der Lage, dir bei vielen Herausforderungen des Alltags weiterzuhelfen. 

Wenn man sich noch nicht weiter mit dem Thema Personalzeiterfassung auseinandergesetzt hat, ist es eigentlich ganz einfach: Einstempeln, ausstempeln, monatlich die geleisteten Stunden abrechnen. Nicht spannend, oder? Wir finden: Doch! Denn die Erfassung von Arbeitszeit hat viele Dimensionen. 

Compliance 

Das Gesetzt zum Mindestlohn, das EuGH-Urteil zur Erfassung der Arbeitszeit aus Mai 2019, aber auch die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit von Mini-Jobbern im Speziellen setzen das Thema Arbeitszeiterfassung auf die Agenda eines jeden Unternehmers. Und jeder, der mit seiner Firma „compliant“ sein möchte, muss sich überlegen, wie er die gesetzlichen Anforderungen umsetzt. Handschriftliche Zettel sind eine vielleicht eine Lösung, aber bestimmt nicht zeitgemäß! Eine IT-gestützte Arbeitszeiterfassung liefert die Basis für eine gesetzeskonforme Dokumentation. 

Zum Glück gibt es neben dem nervigen Kapitel „Compliance“ aber auch noch Dimensionen, mit der sich ein Unternehmer gerne auseinandersetzt. 

Transparenz 

Durch eine saubere Erfassung, Aufbereitung und Darstellung der Arbeitszeit ist das Verhältnis von gelieferter und bezahlter Arbeitszeit für alle Parteien nachvollziehbar. Das ist die Grundlage für ein gutes Verhältnis zwischen Führungskräften und Mitarbeitern und trägt somit auch zur Produktivitätssteigerung bei. 

Kostenkontrolle 

In bestimmten Branchen spielen Personalkosten in der Profitabilitätsrechnung eine extrem wichtige Rolle. So gibt es häufig die Anforderung Arbeitszeiten und daraus abgeleitete Personalkosten bestimmten Kostenstellen, Projekten oder ähnlichem zuzuordnen. Wenn die Stunden bereits sauber erfasst sind, ist die Zuordnung nur noch ein kleiner, weiterer Schritt. Viele Programme zur PZE verfügen über solche Funktionen zur Kostenrechnung und ermöglichen so die betriebswirtschaftliche Steuerung! 

Prozesse 

In einer Personalabteilung gibt es eine Vielzahl von Prozessen. Zu den sich ständig wiederholenden Tätigkeiten gehören die monatliche Lohnabrechnung, Urlaubsplanung und -verwaltung, die Pflege der Stundenkonten und noch viele mehr. Je nach Umfang und Ausbaustufe eines Programms zur Arbeitszeiterfassung unterstützt es diese Tätigkeiten, beschleunigt sie oder übernimmt sie ganz. Wäre es nicht cool, wenn die Zeiterfassung direkt alle geleisteten Arbeitsstunden gemäß dem geltenden Tarif automatisch auf die korrekten Lohnarten bucht, das Stundenkonto aktualisiert und dann die Datensätze der gesamten Belegschaft in die Lohnabrechnung überträgt? Nun, das geht wirklich! Dann bleibt auch wieder mehr Zeit für strategische Themen… 

Ziele, Aufwand, Kosten 

Je nachdem, was das Ziel bei der Einführung einer digitalen Personalzeiterfassung ist, variiert natürlich der Aufwand und die Kosten. Es gibt viele Programme, die vieles können. Aber man muss es ihnen beibringen. Das bedeutet, man muss bei seiner Kalkulation nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch den Einrichtungsaufwand berücksichtigen. Wenn man dafür externe Dienstleister beschäftigt, brauchen diese zusätzlich Unterstützung durch das interne Fachpersonal, was sicherstellen muss, dass die firmenspezifischen Anforderungen auch wirklich verstanden und umgesetzt werden. Eine enge Zusammenarbeit ist bei diesen komplexen Projekten besonders wichtig. Neben komplexen Systemen, die in der Regel On-Premis, betrieben werden und häufig hohe Investitionen verlangen, gibt es als Alternative auch Programme zur Zeiterfassung, die im Rahmen von monatlich kündbaren Abos nutzbar sind. Diese liefern gezielte Problemlösungen zur Zeiterfassung, sind schnell eingerichtet und intuitiv bedienbar. Und das bei überschaubarer Kostenstruktur.