Dokumenten-Management-System

Was macht eigentlich ein DMS?

Fast jeder hat schon mal vom „papierlosen Büro“ gehört. Dieser mystische Ort, an dem Ordnung, Transparenz und Effizienz herrschen… Und wie kommt man dahin? Richtig! Mit einem Dokumentenmanagementsystem als Drehscheibe für geschäftliche Informationen! Ein DMS erlaubt es mir, meine Unterlagen und Dokumente in digitaler Form datenbankengestützt zu verwalten. Das Ziel muss also sein, zum einen alle Dokumente, die schon in elektronischer Form eingehen, zum Beispiel Eingangsrechnungen per E-Mail, nicht mehr auszudrucken, sondern direkt im DMS zu hinterlegen. Zum anderen gilt es, Dokumente in Papierform durch Scannen zu digitalisieren und diese dann auch im DMS zu hinterlegen. Zusätzlich ergänzt man Schlagwörter, um die Dokumente später schnell zu finden. So sind alle Unterlagen zentral abgelegt, ein digitaler Zugriff ist aber von überall und jederzeit möglich.
Die Dokumentensuch erfolgt über eine Suchfunktion, in der nach Volltext, Schlagwörter oder Metadaten gefiltert werden kann. Über die Anlage von Akten, wie z.B. Kundenakten, Auftragsakten, Projektakten, Produktakten etc., können alle Inhalte sinnvoll strukturiert werden. Ein Dokument kann dabei mehreren Akten gleichzeitig zugeordnet werden.

Was bringt mir das?

Die Vorteile eines DMS liegen auf der Hand: Kein händisches Verschieben von Papierstapeln, keine verlorenen Dokumente mehr, kein lästiges Suchen in Aktenordnern. So lassen sich enorme Effizienzsteigerungen erreichen. Eingegangene Originale werden nach dem Scanvorgang vernichtet. Alles legal und nach Vorschrift! Kosten durch Ausdrucken, Kopieren und das Lagern von Akten entfallen und man schont nebenbei noch die Umwelt. Ganz nach dem Motto: Think, before you print! Jedem Mitarbeiter kann unabhängig vom Arbeitsort, ob Büro oder Homeoffice, zu jeder Zeit Zugriff auf wichtige Unterlagen gegeben werden. Durch Zuweisung von Dokumenten und Aufgaben an bestimmte Mitarbeiter können mit Hilfe des DMS neue Prozesse entwickelt und alte Prozesse neu gedacht und beschleunigt werden. Ein Wort, was in diesem Zusammenhang aktuell häufig verwendet wird, ist „Kollaboration“ als Weiterentwicklung des klassischen „Teamwork“. Als kollaboratives Arbeiten bezeichnet man in der Regel eine engere Form der Zusammenarbeit, bei der verschiedene Mitarbeiter gemeinsam und gleichzeitig an einem Projektarbeiten. Die Bearbeitung eins Dokuments durch mehrere Kollegen gleichzeitig ist durch Versionierung im DMS möglich.
Und? Meint ihr auch, dass euch ein Dokumentenmanagementsystem ordentlich nach vorne bringen würde?

Geht noch mehr?

Die umfangreichen Funktionen und Vorteile eines DMS in seiner Basis-Ausbaustufe haben wir bereits gemeinsam näher beleuchtet. Aber wie bereits angerissen, liefert die digitale Dokumentverwaltung eine breite Grundlage für weitere Digitalisierung und Prozessoptimierung. So gibt es eine Vielzahl von Add-ons und Schnittstellen, um Prozesse digital miteinander zu verzahnen, zu beschleunigen oder zu automatisieren. Ob es die Einbindung von künstlicher Intelligenz (KI) bei der automatischen Sortierung und Bearbeitung von Dokumenten ist oder die Einbindung weiterer Content-Universen wie E-Mail, Confluence, Jira oder ERP-Systemen…. The Sky is the limit!

Die Spezial-Lösung für eEvolution!

Speziell für die Nutzer der ERP-Software eEvolution haben wir eine sehr gute Nachricht. So wurde von uns für euch bereits eine perfekte Lösung für den Einstieg in das digitale Dokumentenmanagement erarbeitet. Es wurde ein Aktenplan entwickelt, der die Struktur von eEvolution und alle relevanten Reports bereits berücksichtigt und jedes erzeugte Dokument, ob Angebot, Rechnung oder Lieferschein, automatisch in das DMS überträgt und damit revisionssicher abspeichert. Die Dokumente werden durch einen Dienst automatisch mit allen wichtigen Schlagworten und Metadaten versehen. Außerdem werden die Unterlagen direkt der Aktenstruktur zugeordnet. Ob Kundenakte oder Auftragsakte, alles wird automatisch erstellt und gepflegt. Gezieltes Suchen, schnelles Finden, volle Transparenz! Alle schon für euch vorbereitet!

Seid ihr genau so begeistert wie wir? Dann meldet euch und wir entwickeln gemeinsam ein Konzept, euer Unternehmen mit einem DMS digital voranzubringen!