Die Verfahrensdokumentation

Haltet euch fest! Jetzt kommt starker Tobak: Im Rahmen von Betriebsprüfungen wird durch die Finanzverwaltungen regelmäßig geprüft, ob in Unternehmen eine ordnungsgemäße Buchführung erfolgt. Seit dem 01. Januar 2015 ergeben sich die Anforderungen aus den sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, abgekürzt „GoBD“. Jedes Unternehmen, in dem Informations- und Kommunikations-Technik genutzt wird, wird durch die GoBD zur Erstellung einer sogenannten Verfahrensdokumentation verpflichtet. Wenn Du jetzt schon keine Lust mehr hast weiterzulesen, können wir Dich gut verstehen. Schon wieder müssen wir Zeit und Geld riskieren, um Papier schwarz zu machen, was danach keiner wirklich prüft, und der Ordner dann im Regal verstaubt. Ist doch alles nur Quatsch und Verschwendung, oder?

Wir unterdrücken mal die ersten Gefühlswallungen und schauen genauer hin, was überhaupt gefordert wird. Die Verfahrensdokumentation muss alle Prozesse, die steuerlich relevante Daten enthalten, abdecken. Ziel muss es sein, die Inhalte, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der relevanten Datenverarbeitungsverfahren vollständig und schlüssig zu beschreiben, so dass die Dokumentation für einen sachverständigen Dritten verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar ist. Im Fokus der Beschreibung steht jeweils der organisatorisch und technisch gewollte Prozess. O.K., die Anforderungen sind klar… trotzdem nervig….

Und wie es halt immer so ist: Wenn man sich nicht an die Regeln hält und man wird erwischt, gibt es Ärger! Liegt bei einer Prüfung keine gültige Verfahrensdokumentation vor, kann dies als formeller Mangel gewertet werden. Liegen gleichzeitig noch sachliche Mängel vor und die Unternehmensprozesse sind für den Prüfer nicht nachvollziehbar, kann es zu einer Verwerfung der Buchhaltung kommen. Dies hat dann eine Steuerschätzung zur Folge, welche für ein Unternehmen unter Umständen existenzbedrohende Konsequenzen haben kann. Das ist nun der Punkt, wo sich der ein oder andere widerwillig seinem Schicksal fügt, sich den Kopf zerbricht, wer jetzt das Pamphlet erarbeiten soll, und aufgrund der benötigten Zeit und Kosten einen kleinen Wutanfall bekommt. Aber versucht mal, noch einen Moment ruhig zu bleiben und weiterzulesen…

Einen Prüfer, von dem man abhängig ist, mit kleinen Sachen vorab glücklich zu machen, hat noch keinem geschadet, oder? Durch das Vorhalten einer aktuellen Verfahrensdokumentation signalisiert man dem Prüfer, dass im Unternehmen eine professionelle, organisierte und durchdachte Arbeitsweise herrscht. Diese ist vorschriftsmäßig dokumentiert und die Umsetzung im Unternehmen wird regelmäßig kontrolliert. Des Weiteren hat man dem Prüfer so eine schnelle Einarbeitung in das Unternehmen ermöglicht. Zum einen ist man seiner gesetzlichen Verpflichtung nachgekommen und bietet hier keine Angriffsfläche, zum anderen ist damit zu rechnen, dass bei kleinen anderweitigen Fehlern der Prüfer dann im Rahmen seines Ermessensspielraums Milde walten lässt, und nicht gleich die ganze Buchführung verwirft.

Bis zu diesem Punkt hat mir die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation aber noch nichts gebracht, außer Kosten und Arbeit bzw. bei Nichterfüllung ein wirtschaftliches Risiko in Form von drohenden Steuernachzahlungen. Einige von uns fangen jetzt an zu rechnen: Jeder Unternehmer strebt einen gewissen Grad von Konformität im Hinblick auf geltende Gesetze, Vorschriften und Regeln an. Ob es sich um steuer- und handelsrechtliche Themen handelt oder bspw. um Arbeitsschutz, Umweltschutz etc.: In der Regel findet eine wirtschaftliche Bewertung statt! Welche Risiken ergeben sich für das Unternehmen, wenn man sich nicht an die geltenden Regeln hält? Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Schaden eintritt bzw. eine Strafe fällig wird? Wie hoch wäre ein zu erwartender Schaden? Gleichzeitig überlegt der Unternehmer, was investiert werden muss, um die die Eintrittswahrscheinlichkeit und/oder die Schadenshöhe auf ein akzeptables Maß zu reduzieren. Der Konformitätsgrad ist dann das Ergebnis dieser Abwägungen.

Im Falle einer fehlenden Verfahrensdokumentation besteht unter Umständen die Gefahr einer steuerlichen Schätzung durch den Betriebsprüfer. Dadurch kann sich ein erhebliches finanzielles Risiko, also eine große Schadenshöhe, für das Unternehmen ergeben. Die Eintrittswahrscheinlichkeit ist schwer zu beurteilen. Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation kann sehr zeit- und kostenintensiv sein, da der Umfang von Anzahl und Umfang der relevanten Unternehmensprozesse abhängt. So kann in dem ein oder anderen Unternehmen vielleicht die Strategie lauten: Nichts machen! Aussitzen! Es gibt aber weitere Aspekte, die gegen ein solches Verhalten sprechen! Und jetzt kommen die Ansatzpunkte, die unseren Blutdruck wieder senken und eine positive Herangehensweise ermöglichen! Wir wissen, was wir für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation tun müssen. Wir müssen bestimmte Prozesse analysieren und beschreiben. Hatten wir uns das nicht für einige Abläufe sowieso vorgenommen, weil wir den Eindruck haben, dass man dort etwas verbessern kann? Wir wissen aber noch nicht genau wie und wo?

Bevor man beginnt, auf seine unternehmerischen Ziele hinzuarbeiten, sollte man wissen, wo man steht. Wir alle kennen die Probleme: Arbeitsteilige Prozesse, hohe Spezialisierung an bestimmten Stellen und bestimmten Abteilungen, über Jahre und Jahrzehnte organisch gewachsene Systeme im Hinblick auf Workflows im Allgemeinen aber auch im Bereich der Datenverarbeitungssysteme im Speziellen. Häufig kommt es vor, dass Prozesse in ihrer Gesamtheit und im Detail niemandem bekannt oder nur in den Köpfen von wenigen gespeichert sind. Eine saubere Dokumentation und integrative Sicht auf den Status-Quo sind aber zwingend notwendig, wenn es darum geht, Optimierungspotentiale zu erkennen und Maßnahmen zur Erreichung von Zielen einzuleiten. Somit ist eine Verfahrensdokumentation der erste Schritt zur unternehmerischen Verbesserung! Stimmt, oder?

Ein weiterer Vorteil von sauberer Prozessdokumentation ist die Möglichkeit zur Nutzung der Unterlagen als Schulungsmaterial zur Einarbeitung von neuen Mitarbeitern bzw. Mitarbeitern auf neuen Positionen. So kann sich jeder schnell selbständig einen guten Überblick über den neuen Aufgabenbereich verschaffen. Des Weiteren ist sichergestellt, dass mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters das Wissen nicht gleichzeitig das Unternehmen verlässt! So haben wir noch eine schlaue Verwendung, die uns auch im echten Arbeitsalltag weiterbringt!

Neben den Finanzbehörden werden auch von anderen Stakeholdern regelmäßig Prozessdokumentationen und Workflow-Beschreibungen eingefordert. Ob es das Leistungsverzeichnis im Rahmen der DSGVO ist, Prozessbeschreibungen zur Beurteilung von Gefährdungspotentialen für Berufsgenossenschaften und Versicherungen oder im Rahmen von branchenspezifischen Zertifizierungen: Seien wir mal ehrlich! Wie froh wären wir, wenn wir einen Großteil der Arbeit schon fertig in der Schublade liegen hätten?

Wie schafft man es, mit einem Geschäftsmodell langfristig in einem dynamischen Markt erfolgreich zu sein? Die Antwort kennt ihr: Kontinuierliche Anpassung und Verbesserung! Jeder, der in einem Unternehmen eine Verbesserung erreichen will, muss aber zunächst den Status quo näher beleuchten. Ob eine Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation angestrebt wird, oder das Ziel der Digitalisierung von Geschäftsprozesse im Raum steht: Am Anfang steht die Prozessdokumentation. Also: Hefte raus! Klassenarbeit! Beziehungsweise: Schublade auf! Doku raus! Prozessanalyse!

Was ist ein auslösendes Ereignis? Was sind Input und Output des Prozesses? Was sind die logisch aufeinander folgenden Aufgaben und Arbeitsabläufe? Was sind relevante interne Regeln und einflussnehmende externe Faktoren? Gibt es Interdependenzen zu anderen Prozessen? Welche Medien und Technologien werden genutzt? Welche Ziele werden angestrebt? Dokumentation und Visualisierungen können die Schwachstellen eines Prozesses aufdecken. Engpässe werden erkannt, doppelte Strukturen werden identifiziert, Potentiale für Automation und Technologieeinsatz werden sichtbar. Na, merkt ihr was? Pflicht und Kür ist quasi das gleiche…

Und jetzt können wir uns noch mal die Digitalisierungsbrille aufsetzen! Durch die lückenlose Darstellung von Arbeitsabläufen werden automatisch auch die Anforderungen an den Fluss von Informationen deutlich. Informationen in verschiedenen Formaten aus unterschiedlichen Quellen müssen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung stehen, um die nächste Aktivität auszulösen und den Prozess voranzutreiben. Durch die gezielte Einführung von Softwarelösungen oder sogar die Einführung von ganzen, integrierten Systemen können Prozesse massiv beschleunigt, Kosten reduziert und Qualität gesteigert werden. Hört sich gut an? Finden wir auch!