Wie AirSystems sich für die richtige Digitalisierungsstrategie entschieden hat

• 24. November 2017
• Michael Tluczykont
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Das Unternehmen AirSystems aus Borken konnte durch verschiedene Digitalisierungsprojekte viele Prozesse extrem vereinfachen und teilweise sogar automatisieren. In diesem Interview verraten die Geschäftsführer Steffen Paus und Marcus Wallner, wie Sie das geschafft haben. Die AirSystems GmbH aus Borken vermietet und verkauft Anti-Dekubitus- und Sonderlagerungs-Systeme. Deutschlandweit sind täglich 40 Servicetechniker unterwegs, die Krankenhäuser etc. mit medizinische Geräte versorgen. 

Ausgangssituation

Die Ausgangssituation war ein veraltetes ERP System und eine individuelle Entwicklung auf überholten mobilen Offline-Datenerfassungsgeräte. Es wurde noch viel neben dem System gearbeitet. So wurden zum Beispiel vom Innendienst neue Vermietungsvorgänge telefonisch angenommen, auf Papier notiert und anschließend per Email oder Telefon an den Servicetechniker weitergeleitet. Mit mobilen Datenerfassungsgeräte wurden dann vor Ort beim Kunden die Vermietungsvorgänge angelegt. Diese Informationen gelangten aber erst am Abend, beim Abgleich des MDE mit dem System, als Auftrag ins ERP System. So standen nicht alle Informationen rechtzeitig zentral zur Verfügung, was zu einem erheblichen zusätzlichen internen Kommunikationsaufwand führte.

Die Gründe

softwareproduktiv: Wann haben Sie angefangen über ein neues Digitalisierungsprojekt nachzudenken und was waren dafür die entscheidenden Gründe?

Herr Paus: Wir waren schon lange nicht mehr zufrieden mit unserer Softwarelösung. Vermehrt haben sich Mitarbeiter aus den unterschiedlichen Abteilungen beschwert. Die Bedienung der Software war einfach zu unhandlich und umständlich. Auch die Prozesse waren nicht sauber definiert. So entstanden viele Fehler, die nur mit viel Aufwand und Kosten behoben werden konnten. Unsere alten mobilen Datenerfassungsgeräte hatten schon das zeitliche gesegnet und gingen immer häufiger kaputt. Die Technologie war überholt und selbst der Hersteller Airtronic hatte empfohlen, hier auf eine neuere Generation zu wechseln.

Hinzu kam noch, dass wir mit der Betreuung des bisherigen ERP Systems sehr unzufrieden waren. Auch unseren Kunden wollten wir mehr Service bieten, indem wir z.B. ein Portal mit aktuellen Statusinformationen über die Vermietungsprozesse zur Verfügung stellen, was wir mit dem veralteten System und den Offlinegeräten einfach nicht leisten konnten. So fiel dann im Sommer 2014 die Entscheidung, dass wir in ein neues großes IT-Projekt investieren müssen.

Die Vorgehensweise der ERP-Auswahl

softwareproduktiv: Wie sind Sie dieses Projekt angegangen?

Herr Wallner:  Wir haben mit unserem IT-System Partner gesprochen und um Empfehlungen gebeten und Mitarbeiter befragt, die früher bei starken Marktbegleiter tätig waren. So kam in die erste engere Auswahl das ERP System von Oracle und zusätzlich Microsoft Dynamics NAV, so dass wir entsprechende Anbieter kontaktierten, um einen Präsentationstermin zu vereinbaren. Beide Anbieter haben ein Pflichtenheft von uns verlangt.

Wir haben anschließend im Internet recherchiert und geschaut, wie man so ein Pflichtenheft entwickelt. Schnell war uns klar, dass wir für die Erstellung eines belastbaren Pflichtenheftes, indem unserer Prozesse unter Berücksichtigung sämtlicher Eventualitäten dokumentiert sind, sehr viele Monate benötigen werden. Und wer soll das machen? Diejenigen Personen, die das erforderliche Wissen besitzen, können wir nicht aus unserem produktiven Geschäft ziehen. Das Problem ist einfach, dass wir keine Erfahrung und Routine in der Analyse von Geschäftsprozessen und der Definition von Anforderungen an eine betriebswirtschaftliche Software haben.

Ehrlich gesagt, fühlten wir uns hier ein bisschen hilflos und schlecht betreut. Ein Arzt sagt doch auch nicht zu seinem Patient, dass er seine Diagnose selbst zu stellen hat, bevor er eine Behandlung durchführen kann.

Kein Pflichtenheft?!

softwareproduktiv: Wie ging es dann weiter?

Herr Paus:  Im Oktober 2014 habe ich Herrn Spiegelhoff von der softwareproduktiv GmbH kennengelernt. Im ersten Gespräch wurde mir schon klar, dass die Definition eines Pflichtenheftes für uns nicht der richtige Weg ist. Wir haben dann gemeinsam einen Workshop durchgeführt, indem unsere Geschäftsabläufe, Ideen und Vorstellungen strukturiert aufgenommen und definiert wurden. Wir hatten ja nichts zu verlieren, weil eine strukturierte Definition unserer Anforderungen uns auf jeden Fall weiterbringen wird.

softwareproduktiv: Was wurde in diesem Workshop denn gemacht und wie sah das Ergebnis aus?

Herr Paus:  Ich erinnere mich noch genau. Beim ersten Termin hat sich Herr Spiegelhoff unser Unternehmen in allen Geschäftsbereichen sehr intensiv angeschaut und stellte sehr viele Fragen. Er wollte genau wissen, wie wir in den einzelnen Bereichen mit unserer Software und auch den mobilen Datenerfassungsgeräten arbeiten. Bereits bei diesem Termin haben wir unsere Vorgänge interessant von allen Seiten beleuchtet.

Ein paar Tage nach unseren Termin haben wir dann diese versprochene Anforderungsdefinitionen erhalten. Strukturiert sind darin die IST-Situation und unsere Verbesserungsvorschläge dokumentiert. Der Schwerpunkt unsere Anforderungen wurde klar im Bereich des durchgängigen Vermietungsprozess mit der nahtlosen Integration unserer Außendienstmitarbeiter herausgearbeitet. Begeistert hat uns hier die Idee unsere Scanner zukünftig mit einer für uns entwickelten App für Smartphones zu ersetzen.

Jetzt wurden wir uns auch der Komplexität eines so umfassenden Systems bewusst. Solche Entscheidungen trifft man nicht alle Tage und schiebt Sie auch gerne in die Ferne.

Die agile Vorgehensweise

softwareproduktiv: Und was passierte dann?

Herr Wallner:  Basierend auf unserem Anforderungskatalog haben wir gemeinsam mit Schlüsselpersonen aus allen Bereichen und Herrn Spiegelhoff diskutiert und geprüft, wo wir unsere Prozesse optimieren können. Das hat Spaß gemacht und viele tolle Ideen sind auf dieser Weise entstanden.

Herr Spiegelhoff hat uns an diesem Tag auch die Vorgehensweise von softwareproduktiv erklärt. Das Unternehmen geht sehr agil vor. Im Prinzip macht es ja auch gar keinen Sinn, dass Softwareentwickler ein Pflichtenheft mitnehmen und nach langer Zeit aus Ihrem schwarzen Kämmerlein rauskommen und dann das fertige Produkt präsentieren. Das kann ja gar nicht gut gehen. Anforderungen können einfach nicht komplett im Vorhinein definiert werden. Natürlich muss man am Anfang schon das Ende im Kopf haben, aber wie die Details aussehen, zeigt sich immer erst auf dem Weg. So können auch im laufenden Prozess Mitarbeiter aus den einzelnen Abteilungen involviert werden, so dass die wahren Bedürfnisse in die Softwarelösung mit einfließen können. Das führt auch gleich zu einer ganz anderen Motivation und Akzeptanz. Jetzt wurden unsere Vorstellungen und die damit verbundene Erwartungshaltung an eine Softwarelösung und einem Dienstleister glasklar.

Erst die Prozesse…

softwareproduktiv: Bis zu diesem Zeitpunkt wurden Ihnen noch keine Systeme präsentiert?

Herr Paus: Ja, korrekt wir haben uns zunächst ausschließlich darauf konzentriert, was wir wirklich brauchen. Nachdem das klar war, waren wir heiß darauf Lösungen zu sehen.

Mit Herrn Spiegelhoff haben wir vereinbart, dass er uns einen ersten Prototyp für so eine App präsentiert. Im Frühling 2015 war es dann soweit. Herr Spiegelhoff hat uns einen ersten Prototyp einer Smartphone AirSystems-App präsentiert. Wir haben auch unseren langjährigen Servicemitarbeiter Herrn Beck dazu geholt, damit wir die Ansätze auch auf Herz und Nieren prüfen konnten. Es war genau das was wir brauchten. Aber uns war noch nicht klar, wie das Gesamtsystem aussehen könnte. In einem weiteren Termin wurde uns dann eEvolution präsentiert. Wir sind dabei direkt auf den Punkt gekommen. Der entscheidende durchgängige Prozess unserer Vermietung wurde uns zunächst in einem übersichtlichen Diagramm dargestellt und dann von Anfang bis Ende im Zusammenspiel mit Kundenportal, eEvolution und Smartphone App durchgängig präsentiert. Auch die geplanten Lösungsansätze für unsere individuellen Anforderungen wurden uns mit dem Prototypen nachvollziehbar dargestellt.

Aufgrund der langjährigen guten Erfahrungen mit dem Produktion Microsoft Dynamics Nav. waren wir schon im Vorfeld sehr stark auf dieses Produkt gepolt und haben mit einem Navision Dienstleister vereinbart, dass wir kein fertiges Pflichtenheft senden, sondern ihm alle Informationen zur Verfügung stellen und ihn in Form einer intensiven Telefonkonferenz briefen. In der  darauffolgenden Präsentation haben wir uns aber nicht wiedergefunden. Sie war kaum auf unsere Bedürfnisse abgestimmt. Wir hatten das Gefühl, dass der Anbieter einfach immer noch nicht verstanden hatte, worum es bei uns im Unternehmen wirklich geht.

… dann die Software

softwareproduktiv: Was haben Sie noch getan, um die angebotenen Systeme zu prüfen?

Herr Paus: Die Einfachheit und Bedienbarkeit einer Software ist für uns extrem wichtig und um noch tiefer in die Entscheidungsfindung vorzudringen, haben wir völlig unabhängig von den Präsentationen und Ansprechpartnern das reine Softwareprodukt von Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen getrennt bewerten lassen, indem wir Ihnen YouTube Videos von Navision und eEvolution präsentiert haben.

Das Ergebnis war klar und eindeutig. Die grafische Benutzeroberfläche von eEvolution hat unseren Mitarbeitern deutlich besser gefallen.

Die Entscheidung

softwareproduktiv: Wie haben Sie sich entschieden und sind Sie zufrieden?

Herr Wallner: Begeistert hat uns die Vorgehensweise und intensive Wahrnehmungsphase von softwareproduktiv. Wir hatten den Eindruck, dass Herr Spiegelhoff bereits seit 10 Jahre in unserem Unternehmen arbeitet, da er so gut unsere speziellen Anforderungen verstand und auf den Punkt bringen konnte. Außerdem hatten wir nach der intensiven Zusammenarbeit keinerlei Zweifel mehr an der Zuverlässigkeit gegenüber Herr Spiegelhoff und seinem Team von softwareproduktiv. Mit eEvolution wurde uns ein absolut souveränes System präsentiert, in dem unsere individuellen Bedürfnisse perfekt gelöst werden können.

So konnten wir uns mit besten Wissen und Gewissen für ein Konzept entscheiden. Diese Entscheidung haben wir bis heute nicht bereut. Unsere Kunden können im Portal Ihre Bestellungen und Vorgänge verwalten und unsere Servicetechniker erhalten alle notwendigen Informationen direkt auf Ihre Handys. Im eEvolution führen wir unseren Rechnungslauf durch und erhalten alle erforderlichen Auswertungen auf Knopfdruck.